どうしてもやり方が思い出せなくなる、Excelの10の操作

文:Jody Gilbert 翻訳校正:石橋啓一郎
2009-12-16 07:00:00
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 多くのビジネスソフトウェアユーザーと同じく、私もジェネラリストだ。私の仕事では毎日、少しの数字の分析と作文、そして少しのページレイアウトとスライドショーの作成、あるいは少しの報告書作成などが必要となる。その作業の多くで、さまざまなOfficeアプリケーションが役に立ってくれる。しかし、一部の作業は、頭の中にやり方の記憶が残るほど頻繁には発生しない(そう、悪いのは私ではなく作業の方なのだ)。

 Excelがそのいい例だ。私は毎日Excelを使うが、データや簡単な数式の入力以上のことをする必要があることは滅多にない。このため、何か少し難しいことが必要な作業になると、私がそれを以前どうやってそれをやったかを思い出すのに、かなりの時間を無駄にしてしまう。そして、オンラインヘルプから役に立つ情報を引き出そうとしてさらに時間を使ってしまうのだ。

 イライラするし、非生産的だし、少し恥ずかしくもある。

 このため私は、たまに必要になるが必ず忘れてしまうExcelのテクニックをリストにした。これは簡単なものだし、パワーユーザーのためのものではない。しかし、普段Excelで難しい作業をしていないユーザーなら(あるいは、自分は他の人からよく質問されるが、自分自身ではExcelをあまり使っていないような人なら)、このリストで無駄を省けるかもしれない。

1.数式の表示を有効にする

 ワークシートの裏側に何があるかを見る必要がある場合には、Excelの数式表示機能を有効にしたいと思うかもしれない。これにはExcelのオプションを使った複雑な手順もある(そして、Excel 2007ではこの機能を提供している)。しかし、ただ[Ctrl] `を押すだけで、その場で表示を有効にすることができる。表示を有効にする前にトラブルシュートしたい数式が入っているセルを選択しておけば、Excelはその数式が依存しているセルを表示してくれる。

2.数式を計算結果に変換する

 時々、数式をその式の計算結果で置き換える必要がある場合がある。その特定の値を保存しておきたい場合や、計算量を減らしてシートを最適化したい場合などがそうだ。これを行う簡単なトリックがあるが、これを紹介する前に一言注意しておきたい。本当にその数式を消してしまってもいいか、よく考えることだ(望まない結果が起きる可能性もある)。何か問題が生じた場合の安全のために、ワークブックのバックアップコピーを作る習慣を付けておくといいだろう。

 数式を値に変換するには、そのセルをクリックして[F2]を押し、セル内編集モードにする。次に、[F9]を入力して数式を計算し、その結果を表示させる。その後、[Enter]を入力すれば、数式はその式の計算結果で置き換えられる。

 あるいは、その式をコピーして、[形式を指定して貼り付け]から[値]を選び、どこか他の場所にペーストすれば、元の場所の数式には触れずに値だけをコピーすることができる。

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