できると思わせる電子メールを書こう--新社会人に贈る5つの心得

文:Dave Johnson(Special to BNET) 翻訳校正:石橋啓一郎
2009-04-23 08:00:00
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 先日私の両親と話した際、両親は私が日常的なコミュニケーションのほとんどを電子メールで行っていることを知って驚いていた。「廊下の先にいる人でも?」と両親は聞いた。その通りだ。電子メールは効率的かつ非同期のコミュニケーションであるだけでなく、誰が誰と、何について話し、それはいつだったかを示す証拠にもなる。

 ただしこの電子メディアでコミュニケーションする最善の方法を知らない場合、問題が生じてしまう場合がある。Productivity 501(英語)では、効果的な電子メールの送り方についての入門記事が掲載されているが、私はそれに自分の考えを付け加えてみた。

 読み手の立場に立って書こう。読み手の知識と経験に注意を払うこと。読み手が頭文字を取って作られた用語や略語を知っていると仮定すべきではない。

 背景にある情報を含めよう。最初の質問に答えてもらうために、必要な情報の説明に3度もやりとりをしなくてはならないよう、メールにはあらかじめ必要な情報を含めた方がよい。

 質問をあらかじめ予想しよう。そうすることで、必要な背景情報を含めたり、添付ファイルを追加したりすることができるだろう。

 できるだけ短く書こう。電子メールが長ければ長いほど、受信者が時間があるときに「後で見よう」と決めて、後回しにされてしまう可能性が高まる。

 BLUF。「Bottom Line Up Front(初めに結論を書く)」。私はこれを、何年も前に私のメンターから教わった。聞きたいことがあるときに、それを電子メールの最後に回して長ったらしい前置きや、背景情報の後に配置すべきではない。メッセージを整理して、最初に質問を持ってきたうえで背景情報を後に回すべきだ。これは書籍では余分な情報が付録になっているのと同じことである。

この記事は海外CNET Networks発のニュースをシーネットネットワークスジャパン編集部が日本向けに編集したものです。海外CNET Networksの記事へ