プロジェクトの進行でよくある4つのトラブル

たにぐちまこと(H2O Space.)
2008-07-22 12:00:00
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よくあるトラブル3:書類を誤って上書きしてしまった

 例えばプログラマに依頼をする場合、設計書類の制作も手伝って貰うことがある。しかも、複数人にお願いしたりしていると、同じ書類を編集しなければならず、上書きし合ったり、集めた書類を後で統合しなければならないなど、作業が非常に煩雑になる。

 そんな時には、Google Docsを活用しよう。

Office系ツールをオンラインで提供する「Google Docs」 Office系ツールをオンラインで提供する「Google Docs」

 ワープロ、表計算、プレゼンテーションの書類を作成することが可能なこのサービスは、Microsoft Officeほど複雑なことはできないが、必要最低限の機能を利用することはできる。

 便利なのは書類の共有機能だ。各書類を複数人で共有することができ、同時に編集することもできる。さらに、誤って他の人の編集を上書きしてしまった場合なども、バージョニング管理が自動的に行われるため、過去のバージョンに戻したり統合するなどの作業も容易に行える。

 さらには、簡易チャット機能もついており、リアルタイムでコミュニケーションを取りながら編集することも可能だ。エクスポート機能を利用すれば、Microsoft OfficeやPDF形式で保存することができる。

よくあるトラブル4:電話に出てくれなくなる

 発注者側の話を聞いていると、進行状況が心配で頻繁に電話で状況を聞いたり、トラブルなどを報告していると、やがて電話に出てくれなくなったというトラブルをよく聞く。特に、対開発者には非常に多いトラブルだ。

 しかし、この例において、筆者は受注者を責めることができないと考えている。というのも、筆者も経験したことだからだ。これは、ひとえに電話というツールに原因があると思っている。

 電話というコミュニケーション手段が、きわめて発信者側に有利なツールなのだ。

 電話をかける側というのは、自分の都合の良いときにかけることができる。しかし、それを受ける側は、もしかしたら電車の中かもしれないし、ミーティング中かもしれない。そうでなくとも、作業に集中したい時かもしれないだろう。

 さらには、徹夜明けの疲れた体がようやく眠りに落ちているところかもしれないし、気分転換にその日を休日にしている可能性もある。

 しかし、電話はそんなことをお構いなしに着信してしまう。集中力はとぎれ、眠気は吹き飛ぶ。どんな状況でも、受ける側はすぐに出なければならないだろうし、事情で出られない時も「かけ直す」というタスクが最優先事項として生まれてしまうのだ。

 電話の問題点はほかにもある。会話の内容を、かける側はあらかじめ分かっているかもしれないが、受ける側は何の話なのか分からない状態で、頭を整理して相手の話に追いつく必要がある。彼らが抱えているのは、あなたの仕事だけではないのだ。

 メモも取らなければならないだろうし、場合によってはその場で判断したり調査して、回答しなければならないこともある。そんな状況で聞いた回答を発注者は真に受けてしまうが、受注者は後になって忘れてしまうこともしばしば。

 これでは、新たなトラブルを生み出す原因にしかならない。

 このように、電話はかなり一方的なコミュニケーション手段なのである。

 これを鑑み、筆者はかなり特殊な事情がない限りは電話を利用しない。代わりに、できるだけ作業中にIMに入るようにしてもらい、お互いに都合の良いときにコミュニケーションができるようにしている。

 IMの場合、大抵は「取り込み中」などの状況を設定することができる。その時は話しかけるのを控えることもできるし、「時間ができたら話しかけてください」などと伝言を残すこともできる。

 話している最中も、調査をお願いしたいことなどは焦らずゆっくり調べて貰うことができるし、前回の通りログに残るため、メモも不要だ。

 プロジェクトの進行は、発注者側の心がけでトラブルをかなり少なくすることができる。「なかなか良いクリエイタがいない」――そんな嘆きを聞くこともあるが、発注者側に問題点がないかどうか、一度問いかけてみても良いかも知れない。

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