Wordのスタイル作成--見出しに連番を付加するための10のステップ

文:Susan Harkins(Special to TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子
2010-04-13 07:00:00
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 Word文書において、各見出しに自動的に連番を付加したい場合、カスタムスタイルを作成するのが最も簡単かつ迅速な方法である。

 Word文書の各見出しに連番を付加していくには2つの方法がある。1つ目の方法は、番号を手作業で入力し、文書に変更が発生しないことを祈るというものだ--この場合、かなり運が強くないといけないだろう。もう1つの方法は、アウトライン番号を設定するという、より効率の高いソリューションだ。ただ残念なことに、後者の方法は自分が行っていることをしっかりと理解していない限り、ややこしい問題を引き起こすおそれがある。そういった深みにはまることがないよう、アウトライン番号の設定を行うための10のステップを以下に紹介しておきたい。

#1:まず、新規文書を開く

 可能であれば、必要な見出し番号の形式を指定したスタイルを作成しておき、その後で新規文書を作成するようにしてもらいたい。既存文書の編集中に、それが使用しているスタイルを変更することで、面倒な問題を引き起こしてしまう場合もあるのだ。既に使用されているスタイルの変更は不可能ではないものの、ほとんどの場合、他の部分に重大な影響を及ぼしてしまうわけである。実際のところ、常にこのアドバイスを実践できるとは限らないだろうが、できる限り従うのが最善の道である。

#2:Wordにあらかじめ用意されているスタイルを利用する

 新しいスタイルをゼロから作成していくことも可能であるものの、Wordにあらかじめ用意されている「見出し 1」や「見出し 2」といった見出しスタイルを利用することで作業を簡単にすることができる。必要な設定はほとんど終わっているうえ、その変更も簡単である。ただし、見出しスタイルが既に使用されている既存文書で作業を行う必要がある場合には、新たなスタイルを作成した方がよいだろう。

#3:アウトライン番号の形状を選択する

 Wordにあらかじめ用意されている見出し(「見出し 1」や「見出し 2」など)のスタイルは、「標準」スタイルに基づいたものとなっている。そして、最上位の見出しのスタイルに対して番号付けの設定を追加するだけで、その下位レベルにある見出しにもその設定が反映されるようになっている。このため、見出しのスタイルを変更する際には、必ず大見出しから始めるようにしてほしい。ここでいう大見出しとは、「見出し 1」のことだ。では、以下の手順に従って「見出し 1」の設定を変更してほしい。

  1. [書式]メニューから[スタイルと書式]を選択するか、「書式設定」ツールバーの[スタイルと書式]ボタンをクリックし、「スタイルと書式」(Styles and Formatting)作業ウィンドウ(図A)を開く。
  2. 「適用する書式の選択」(Pick formatting to apply)の「見出し 1」(Heading 1)を右クリックし、[変更](Modify)を選択する。
  3. 「スタイルの変更」(Modify Style)ダイアログボックス(図B)において[書式](Format)ボタンをクリックし、[箇条書きと段落番号](Numbering)を選択する。
  4. 「箇条書きと段落番号」(Bullets and Numbering)ダイアログボックスにおいて[アウトライン](Outline Numbered)タブをクリックする。
  5. あらかじめ定義されているスタイルの中から、望んでいる形状に最も近いものを選択する。例えば、見出しを階層に応じてインデント表示させたい場合、インデント表示されているスタイルを選択する。同様に、こういったインデントを望んでいないのであれば、左詰めされているスタイルを選択する(図C)。設定した後で気が変わった場合、初めからやり直した方が簡単だと感じるほど数多くの問題が引き起こされるため、この段階で最善のものを選択しておくようにしてほしい。
  6. [元に戻す](Reset)ボタンが有効になっている場合、以前に設定された内容が残っているため、クリックして削除しておく。
図A 図A 見出しに連番を付加するには、まず「スタイルと書式」作業ウィンドウを開く。

図B 図B 「箇条書きと段落番号」ダイアログボックスを開くには、[箇条書きと段落番号]を選択する。

図C 図C 望んでいる形状に最も近いスタイルを選択する。

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