「Microsoft Office Live Workspace」について知っておくべきこと10選

文:Deb Shinder(TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子
2009-08-19 08:00:00
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 Officeドキュメントの保存や共有を行いたいものの、SharePointテクノロジといったものに対してコストや手間をかけたくないという場合、「Microsoft Office Live Workspace」の利用が解決策となるかもしれない。そこで本記事では、この無償のソリューションについて紹介する。

 今日におけるチーム指向のビジネス環境においては、コラボレーションが最重要視されている。そしてMicrosoftは、コンピュータユーザーが協力して作業を行うためのテクノロジを数多く提供しているのである。中規模および大規模の企業では、MicrosoftのSharePointやOffice Live Meeting、Office Communications Servicesといったサーバを稼働させたり、Microsoft Online Servicesをサブスクリプション形式で利用することができる。しかしこういった選択肢は、コラボレーションに対するニーズがそれほどない小規模企業や個人にとって、あるいはドキュメントをリモートサーバ上に保存しておくことでバックアップを確保したり、出先からアクセスしたいという人々にとって大袈裟すぎるものであり、コストも高くつくのである。そこで、Officeドキュメントの保存や共有が容易に行えるMicrosoft Office Live Workspace(以下、Live Workspace)の出番となるわけである。何よりも嬉しいことに、このサービスは無償で利用できるのだ。

#1:登録とサインイン

 Live Workspaceはまだベータ版であるものの、試用してみることは可能である。まず、このサービスにサインインするためのアカウントが必要となる。Windows Liveアカウントを既に保有している場合、そのアカウントの電子メールとパスワードを用いてサインインすることができる。そうでない場合には、http://workspace.officelive.com/ja-jp/にアクセスし、[今すぐ使う]ボタンをクリックする。そして電子メールアドレスを入力して[次へ]をクリックした後、「アカウントの作成」フォームに基本的な情報を入力する。こういった情報としてパスワードや姓名、国/地域の他、パスワードを忘れた際の本人確認時に必要となる「秘密の質問」(例えば母親の出生地や、最初に飼ったペットの名前)とその答えといったものがある。また、ボットによる自動登録を防止するための画像認証も行う必要がある。なお、クレジットカード情報を入力する必要はない。このサービスは、現段階では無償で利用できるのである。

 登録に使用する電子メールアドレスは、実際にメールが受信できるものであることを確認しておいてほしい。メールを受信することができないと、アカウントのアクティベーションが行えないのである。登録にはHotmailやGmail、YahooといったWebメールのアドレスを使用することができる。登録が完了すると、登録に使用した電子メールアドレス宛てに確認のメールが送信される。そのメールに記載されているリンクをクリックすることで、電子メールアドレスの確認が行われ、Live Workspaceアカウントのアクティベーションが完了する。

#2:Live Workspaceでできること

 Live WorkspaceはWindows SharePoint Services上に構築されたサービスである。個人や小規模企業はこのサービスを利用することで、SharePointサーバを自らで稼働させることなく、SharePointテクノロジによって提供される数多くの利点を享受できるようになる。登録とサインインができたのであれば、「ワークスペース」の作成が可能になる。ワークスペースとは実際のところ、あなたのWordファイルやExcelファイル、PowerPointファイルを該当アプリケーションから直接保存できる、Microsoftのサーバ上に確保された領域のことである。また、PDFファイルや画像ファイルなどをアップロードすることも可能である(セキュリティ上の理由から、実行可能ファイルをアップロードすることはできない)。そして、特定のドキュメントやファイルへのアクセスを他のユーザーに許可したり、ファイルの閲覧のみを許可するのか、あるいは編集も許可するのかといったことも指定できるようになっている。

#3:クライアントソフトウェアが不要

 他のコラボレーションソリューションとは異なり、ファイルを保存するユーザーも、またそのファイルを共有するユーザーも、コンピュータ上に新たなソフトウェアをインストールする必要はない。すべてのアクセスは、ウェブブラウザ経由で行われるようになっているため、インターネットに接続できさえすれば、事実上どのコンピュータからでもワークスペースにアクセスすることができるのである。

 また、Live Workspaceアカウントの使用に際して、Internet Explorer(IE)やWindowsを使用する必要もない。Windows上のIE 6やIE 7、IE 8だけではなく、Windows上またはMac OS X上のFirefox、Mac OS X上のSafariもサポートされているのだ。

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