作業をよりスムーズに--Microsoft WordのXML編集機能を活用するティップス10+選

文:Susan Harkins(Special to TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子
2009-08-03 08:00:00
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#5:データのみを表示させ、編集を容易にする方法

 XMLドキュメント内のデータを編集する際にタグの表示は不要だろう。実際のところ、タグが表示されていると、誤ってタグ自体を削除してしまうおそれもある。編集の際にタグを表示させないようにするには、「XMLデータ構造」作業ウィンドウにある「文書内にXMLタグを表示する」チェックボックスをオフにすればよい。値の変更は、対象となる値を上書きするだけである。値を削除する際には、開始タグと終了タグも含めて要素全体(赤い枠囲みで示されている)を選択するようにする。要素タグを削除せずに値を削除した場合、空の要素が残ってしまうことになるのである。

 キーボードからできるだけ手を離したくないという人向けに、Ctrlキー+Shiftキー+Xというショートカットキーが用意されている。このショートカットキーによって、タグの表示/非表示を切り替えることができるのである。

#6:空の要素を表示させる方法

 一般的に言って、空の要素は避けるべきであるものの、そういったものが許容される場合もある。「文書内にXMLタグを表示する」チェックボックスがオフになっている場合、そういった要素が表示されず、問題となることもあるのである。プレースホルダテキストを以下のようにして表示させることで、要素名を表示させずに、空の要素の存在を知ることができる。

  1. [ツール]メニューから[テンプレートとアドイン]を選択する。
  2. [XMLスキーマ]タブをクリックする。
  3. [XMLオプション]ボタンをクリックする。
  4. 「XMLの表示オプション」にある「すべての空の要素のプレースホルダテキストを表示する」オプションをオンにする(図F)。
  5. [OK]を2回クリックする。
図F 図F 「すべての空の要素のプレースホルダテキストを表示する」チェックボックスをオンにする。

#7:データの上書き破壊を避ける

 Wordでは、ファイルを開く際にデータ変換機能を用いることができ、文書として取り込まれるデータはこの機能によって決定されるようになっている。つまり、あなたの開こうとしているファイルに変換対象でないデータが含まれている場合、そのデータは文書内に取り込まれないのである。この場合、変換がある種のフィルタとして機能することになる。このため、変換を利用して製品と価格の一覧を作成するということも考えられるわけである。また、製品名と価格、製品説明の一覧を作成するという変換も考えられるはずだ。つまり、オリジナルのファイルを開き、不要なデータを手作業で削除していかなくても、ファイルを開く際に変換を適用するだけで、そういった作業が自動的に行われるのである。

 変換を用いてファイルを開くには、「ファイルを開く」ダイアログボックスの[開く]ボタンの右横にある下向き矢印をクリックし、表示されたドロップダウンメニューから[変換して開く]を選択する。また、ファイルを保存する際にも変換を適用することができる。「名前を付けて保存」ダイアログボックスで「ファイルの種類」として[XMLドキュメント(*.xml)]を選択し、「変換の適用」チェックボックスをオンにした後、[変換]ボタンをクリックし、適用したい変換を選択すればよい。

 ただし、変換は開いたファイルのデータのみに適用されるのではなく、そのファイルの保存時にはオリジナルのWord文書も変換されるということを忘れてはならない。つまり、開いたファイルを保存した場合、そのデータに対して行った変更はオリジナルのファイルにも反映されるのである。このため、保存しようとしているデータが変換を適用したものであった場合、変換の結果もオリジナルのファイルに反映されることになるのである。こういったデータの喪失、すなわちオリジナルのファイルに対する変更を避けるために、変換後のデータは新たな名前を付けて保存する癖をつけておこう。これは単純かつ当たり前のことであるものの、ついつい忘れてしまいがちなのである。変換によってデータがフィルタリングされているということを常に意識していられるとは限らないのだ。オリジナルのデータは表示されないため、その存在をうっかり忘れてしまうこともあるというわけだ。オリジナルのファイルには、変換後のデータに含まれていないものが存在しているという可能性を常に考慮しておく必要があるのである。

#8:XML参照スキーマをダウンロードする

 XMLのフォーマットを操作するコードを記述するためにWordを使用する場合、「Office 2003:XML Reference Schemas」あるいは「2007 Office System:XML Schema Reference」をダウンロードしておくのがよいだろう。これらは、WordでXML構造を操作する際に役立つヘルプファイルである。ファイルをダウンロード、展開した後は、.chmファイルをダブルクリックすることで参照できるようになり、コードの記述時にも使用することができる。また、他のユーザーとXMLファイルを共有する必要がある場合には、「Word 2003:XML Viewer」の使用を検討するのもよいだろう。

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