作業をよりスムーズに--Microsoft WordのXML編集機能を活用するティップス10+選

文:Susan Harkins(Special to TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子
2009-08-03 08:00:00
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 XMLを使用することで、さまざまな情報源からデータを抽出し、それを操作したり、保存や再利用を行えるようになる--そしてWord 2003およびWord 2007には、XMLファイルを扱うためのツールが搭載されているのである。本記事では、そういった作業をよりスムーズに進めるためのティップスを紹介している。

 XML形式でデータを保存することで、他のソフトウェアからもそのデータを容易に利用できるようになる。こういったかたちで保存されたファイル内には、データだけではなく、ドキュメントの説明もプレインテキスト形式で格納されているのである。このため、プレインテキスト形式のファイルを読むことのできるソフトウェアであれば、どのようなものからでも該当データを利用できるのである。WordはXMLファイルの編集に適したツールでないと主張する人も多くいることだろう。しかし、Wordを既に持っているというのであれば、それを利用して効率的かつ効果的に仕事をこなすこともできるのである。

 以下では、XML関連の作業をWordを用いて容易に行うためのティップスを紹介している(本記事ではWord 2003の使用を想定して解説しているものの、Word 2007でも考え方は同じである)。

#1:「すべてのWord文書」を選択しておく

 たいていのアプリケーションでは、「ファイルを開く」や「名前を付けて保存」といったダイアログボックスを開くと、該当アプリケーションによってサポートされている標準的なファイル形式が、デフォルトとして選択されるようになっている。例えばWord 2003におけるインストール時のデフォルトでは、「ファイルの種類」として.doc形式(ファイルの種類を変更した場合にはそのファイル形式)が選択されるようになっている。このため、デフォルト設定とは異なるファイル形式のファイルを開く場合には、「ファイルの種類」ドロップダウンリストから該当のファイル形式を選択し、ファイル一覧を更新することになる。しかし、「ファイルの種類」ドロップダウンリスト中の「すべてのWord文書」を選択しておく(図A)ことで、.doc形式のファイルも.xml形式のファイルも表示されるようになるため、ことある毎にファイルの種類を選択し直す必要がなくなるのである。こういった設定は、次に他のファイルの種類を選択するまで維持されることになる。

図A 図A 「すべてのWord文書」を選択する。

#2:デフォルトのファイル保存形式をXMLドキュメントにする

 Wordでファイルを保存する場合、デフォルトではWord文書形式(.docまたは.docx)が選択されるようになっている。このため、WordでXMLドキュメントのみを扱うという場合には、ファイルの保存時に毎回、ファイルの種類を選択し直すことになる。こういった場合、ファイルが自動的にXMLドキュメントとして保存されるように設定しておいた方が効率的だろう。その方法は以下の通りである。

  1. [ツール]メニューから[オプション]を選択する。
  2. [保存]タブをクリックする。
  3. 「標準のファイル保存形式」ドロップダウンリストから[XMLドキュメント(*.xml)]を選択し、[OK]をクリックする(図B)。
図B 図B 「標準のファイル保存形式」としてXMLドキュメントを指定しておく。

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