ユーザーのWord 2007への移行を支援するためのティップス10+

文:Susan Harkins(Special to TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子
2008-09-23 08:00:00
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#5:「クイックアクセスツールバー」をカスタマイズしておく

 「リボン」上には選択されているタブのコマンドしか表示されないため、「クイックアクセスツールバー」は私のお気に入り機能の1つとなっている。「クイックアクセスツールバー」にコマンドを追加しておけば、どのタブがアクティブになっていようと、すぐに必要なコマンドにアクセスできるようになるのだ。

 このバーにはいくつかのオプションがあるものの、カスタマイズは簡単である。このため、あなたがユーザーに代わってカスタマイズすることもできるが、ユーザーにその方法を教え、彼ら自身にやらせるべきだろう。そうすれば、彼らのニーズが変化した際に彼ら自身で対応できるようになるはずだ。

 「クイックアクセスツールバー」にコマンドを追加するにはまず、適切なタブあるいは(「リボン」上の)グループをクリックし、追加したいコマンドを表示させる。次に、そのコマンドを右クリックし、表示されたメニューから[クイックアクセスツールバーに追加]を選択する。コマンドをツールバーから削除するには、「クイックアクセスツールバー」にある該当コマンドを右クリックし、[クイックアクセスツールバーから削除]を選択する。

 「リボン」上にあるすべての機能が従来からあるコマンドというわけではないということをユーザーに理解しておいてもらうことは重要である。つまり、どのような機能でもこの方法で「クイックアクセスツールバー」に追加できるというわけではないということだ。メニュー上に[クイックアクセスツールバーに追加]が表示されない場合、その機能は追加することができないのである。

 ユーザーは時に、「リボン」上で見つけられない(つまりそこに存在しない)コマンドを「クイックアクセスツールバー」に追加したいと言ってくるかもしれない。幸いなことに、そういったコマンドも以下の方法で追加することができる。

  1. [Office]ボタンをクリックし、[Wordのオプション]をクリックする。
  2. 左ペインにある[ユーザー設定]を選択する。
  3. 「コマンドの選択」リストから[リボンにないコマンド]を選択する。
  4. リストをスクロールし、追加したいコマンドをハイライト表示させる。
  5. [追加]をクリックする。
  6. [OK]をクリックする。

 この方法を用いることで、どうしても見つけられないコマンドをすぐに見つけられるようにしておくこともできる。ユーザーは、上記1番で説明した方法よりもこちらの方を手っ取り早いと思うかもしれない。

#6:「ミニツールバー」を表示させておく(あるいは表示されないようにしておく)

 選択されたタブに応じて、利用できるコマンドがその時々で変わってくるため、ユーザーが必要とするコマンドが必ず利用可能になっているとは限らない。こういった場合、それらのコマンドを「クイックアクセスツールバー」(上記5番)に追加するか、「ミニツールバー」を使用することができる。このツールバーにはよく使うコマンドをいくつか表示させておくことができる。例えば、Word 2007では選択された文字列上にポインタを移動させると、半透明の「ミニツールバー」が表示される。そこで書式のオプションをクリックすれば、[ホーム]タブをクリックして該当の書式を探さなくても済むのである。

 一方で、「ミニツールバー」が邪魔だと感じるユーザーもいるかもしれない。そういった場合には以下の方法を用いることで、「ミニツールバー」が表示されないようにすることができる。

  1. [Office]ボタンをクリックする。
  2. [Wordのオプション]をクリックする。
  3. 左ペインにある[基本設定]を選択する。
  4. 「Wordの使用に関する基本オプション」にある[選択時にミニツールバーを表示する]チェックボックスをオフにする。
  5. [OK]をクリックする。

#7:「キーヒント」を紹介しておく(そしてショートカットキーも再度紹介しておく)

 従来のメニューでは、ホットキー、すなわちショートカットキーは下線の引かれた文字として表示されていた。例えば、[ファイル]には下線の引かれた「F」という文字が表示されている。そしてほとんどのユーザーは、Altキー+Fを押下することで[ファイル]メニューが表示されるということを知っている。Word 2007の「リボン」におけるホットキーはこれとは異なっている--つまり「キーヒント」が用いられているのである。

 「リボン」や[Office]ボタン、「クイックアクセスツールバー」の「キーヒント」を表示させるには、Altキーを押下する。すると図Dのようなラベルが表示される。このラベルが表示されている状態で、行いたい操作の適切なキーを押下するのだ。例えば、Hを押下すると[ホーム]タブが表示される。必要なタスクを指示できるまで(ラベルが表示され続けているうちは)キーを押下していけばよいのである。

図D 図D Altキーを押下するとWord 2007のキーヒントが表示される

 なお、Word 2007でもCtrlキー+CおよびCtrlキー+X、Ctrlキー+Vでそれぞれコピー、カット、ペーストが行えるようになっている。これらに加えて、記憶力が良ければAltキーを用いたショートカットも引き続いて使用することができる。こういったショートカットは、Word 2007でもサポートされている。ただ、それを知らせるためのヒントが表示されないだけなのである。

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