Excelで多用する雑多な操作を素早く片付けるための10のティップス(前編)

文:Jeff Davis(TechRepublic) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子
2008-07-01 08:00:00
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#5:特定の列から、重複のないようにデータを抽出する

 Excelユーザーのサポートや訓練を行っていて最もよく受ける質問の1つに、「列中のデータ数は非常に多いものの、データの多くは重複しているのです。この列中から、重複のないようにデータを抽出する方法はないでしょうか?」というものがある。

 この質問に対する適切な答えは少なくとも2つある。1つ目の答えは、上記の3番にある。つまり、メニューから[データ]−[フィルタ]−[オートフィルタ]を選択し、該当の列に表示された、ドロップダウンリストにあるような矢印をクリックするという方法である。この方法を採れば、重複しないデータのリストを画面上で見ることができる。リストを見るだけでよいのであれば、この方法でよいわけだ。

 2つ目の答えは、どこか他の場所にコピー&ペーストできる、重複しないデータの一覧が欲しいという場合に使用できる方法である。こういったデータを抽出するには、メニューから[データ]−[フィルタ]−[フィルタオプションの設定]を選択する。動作を説明するために、図Bで例として示したワークシートのB列のデータを使うことにする。

  1. 対象データを含む列全体を選択するために列見出しをクリックした後、該当データをコピーするするためにCtrl+Cを押下するか、メニューから[編集]−[コピー]を選択するか、標準ツールバーの[コピー]ボタンをクリックする。(列全体を選択する理由は、列の内容を表す見出しセルも必要となるためである。)
  2. 該当データを、元の列とは違う他の列、もしくは新規シートへとペーストする。データは、ペーストした後も選択された状態にある。なお、うっかり選択を解除してしまったとしても、次の作業に取りかかる前に、ペーストしたデータ内のどこかを選択しておくだけでよい。補足:このティップスを使用するにあたって、すべてのデータを選択したり、先に並べ替えておく必要はない。
  3. メニューから[データ]−[フィルタ]−[フィルタオプションの設定]を選択する。
  4. 「抽出先」のデフォルトは[選択範囲内]である。これでも問題はないものの、抽出したデータを元のデータと並べて比較できるよう、別の場所にコピーすることをお勧めする。
  5. [指定した範囲]を選択し、「重複するレコードは無視する」チェックボックスをオンにするとともに、「抽出範囲」(ここではB1)を指定する(図I)。
  6. [OK]をクリックすると、元の列中にある重複しないデータの一覧が「抽出範囲」で指定したセルへとコピーされる。なお、これらのデータはアルファベット順で並べ替えられたうえでコピーされる(図J)。
  7. 図I 図I

    図J 図J

    この記事は海外CNET Networks発のニュースをシーネットネットワークスジャパン編集部が日本向けに編集したものです。海外CNET Networksの記事へ

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