プロジェクトの進行でよくある4つのトラブル

　無事に発注も済んでプロジェクトがスタートした。あとは納品日に、完全に満足できるものができあがってきたら、お互いハッピーで言うことはない。

　しかし、実際には納期通りにできあがらなかったり、期待したものと違っていたりなど、発注後であってもトラブルが多い。では、トラブルにならないように進行中はどんなところに気をつけたらよいだろうか。よくあるトラブル別に防止法を紹介しよう。

よくあるトラブル1：依頼した内容を忘れている

　発注時に伝えた内容や、あとから電子メールなどで「これもお願いします」「こう変更しました」などと依頼したものは、うっかり忘れられてしまうことも多い。

　あとになって「これもお願いしていませんでしたっけ？」「聞いてませんけど」といったことになる。

　そこで、電子メールや口頭に頼らず、依頼した内容は常に確認できるようにすると良いだろう。筆者はそんなとき「checkpad.jp」というサービスを活用している。

目標管理ツール「check*pad」

　このサービスはToDo管理サービスなのだが、便利なのは他の人のToDoリストを管理することができる点だ。

　新しいリストを作って、そのリストをクリエイタと「共有」する。依頼した内容は、タスクだけではなくメモなどもここにすべて追加して、理解・対応できたものからチェックをしていく。

　こうすれば対応忘れもなくなる上に、チェックボックスが消えていくことで、受注者側は作業を一歩一歩進めることができ、発注者側は進行を見ることができると、一石何鳥にもなる便利ツールなのだ。

よくあるトラブル2：渡した素材が古い

　トラブル1にも繋がるが、依頼内容が変更された時などに、最新の書類や素材をきちんと共有しておかないと、古い情報を元に制作されてしまうことがある。

　相手のファイル管理に頼らず、最新ファイルだけを確実に共有できる仕組みを作った方がよいだろう。筆者はそのためにBacklogを愛用している。

プロジェクト管理ツール「Backlog」

　Backlogは基本的にプロジェクト管理サービスであるが、中でもファイル共有が秀逸だ。

　ウェブ上からファイルをアップロードしたりダウンロードできる上、WebDAVというプロトコルを利用して共有することもできるため、Windowsのエクスプローラーや、MacのFinderに割り当てて、通常のフォルダとして利用することもできる。

　十分なディスク容量もあり、ちょっと利用が難しいが「Subversion」というバージョン管理システムも提供しているため、技術者であればソースコードの管理に使うこともできる。

　無料でも1つのプロジェクトを管理できるが、実用で利用するなら2000円程度からの月額料金で利用可能だ。セキュリティなどに不安があるなら、ライセンス購入をして社内サーバーにセットアップすることもできる。