ウェブ制作者が仕事を外注する時に気をつけたいこと

さぁ発注！――その前に

　仲間を見つけて、いざ仕事をお願いすることになったとき。注意しなければならないのが発注作業である。ここでつまづくと、後々大きなトラブルに発展してしまうからだ。

　特にどちらに悪気があるわけでもないのに、うまく意志が疎通できていなかったばかりに、トラブルになってしまうのは非常にもったいない。

　筆者も発注ミスによるトラブルは、発注側としても受注側としても、多かれ少なかれ経験したことがある。その経験を踏まえた上で、いくつか工夫している点があるので、そこを紹介してみよう。

発注はリアルタイムコミュニケーションで

　詳細は後述するが、筆者の場合は発注した後の連絡手段が基本的に電子メールになり、電話や実際に顔を合わせての打ち合わせをほとんどしない。

　しかし、発注時だけは、電子メールで発注してトラブルになったこともあり、「リアルタイムコミュニケーション」をすることにしている。

　企画書や依頼書などの書類をどれだけ詳細に記述しても、電子メールで事細かに説明したとしても、実際のコミュニケーションにはとうてい叶うものではないのだ。

　また、電子メールが届かなかったり、相手が読み落としたり、読んではいるが重要な部分（例えば納期の相談など）を見落としている場合など、後になって「あのときのメールに書いてあったじゃないですかっ！」ということもよくある話。

　やはり、少なくとも最初の一回は実際に打ち合わせをするか、小さな案件であっても電話やインスタントメッセンジャー（IM）で打ち合わせをすると良いだろう。

　特に筆者が愛用しているのはIMである。リアルタイムでコミュニケーションが取れる上に、お互いが交わした言葉はログに記録されるため、メモをする必要もない。打ち合わせのように移動する必要もないし、場合によっては他の作業をしながら話を聞くこともできる。

　筆者は、依頼するクリエイタが利用しているソフトウェアに合わせて、以下のソフトウェアをインストールして常駐させている。

• Windows Live Messenger
• Skype
• iChat

iChatはMac用のソフトなので、Windowsの場合はAOLインスタント・メッセンジャーを利用する

　また、Macの場合はLive MessengerとiChatをまとめて、1つのソフトで管理できるAdiumのようなソフトもある

　これらのソフトを常駐させ、クリエイタに依頼をすることが多い。

見積もりは書類またはメールで

　筆者が受注側の時に困るのは、発注時に依頼内容を聞かされただけで「いくらですか？」と聞かれることだ。話を聞いただけではなかなか見積もりもできず、結局いい加減な価格を答えてしまったりして、後悔することもあった。

　筆者の場合、見積もりは必ず後から書類としてPDFデータで送付してもらうか、少なくとも電子メールの文面に、分かるように内訳も含めて書いてもらっている。こうすることで、先に額をクリアにするとともに、発注した内容が明確に伝わっているかも確認することができるのだ。

メール文例

○○開発作業    10,000
××開発作業    20,000
検証作業        50,000
------------------------------------
合計            80,000

　特に納期が短い時などは、見積もりをあいまいにしたまま作業に入ることがあるかもしれないが、これは受発注両方の観点において、かなり危険である。

　発注側は、支払額がわからないままに作業が進んでしまうため、後になって思わぬ出費を強いられることになるだろう。受注側は、作業範囲があいまいなため、後から後から作業が追加されて、終わりの見えない作業になっていくこともある。

　こうしてお互いが疲弊した上に、発注側が作業料を支払えず値引き交渉をすることになってしまっては、その後の良好な関係はとても築くことができないだろう。順序をしっかり守って、発注作業を行う必要がある。

口頭で伝える内容は最低限に、できるだけ図を使って依頼する