Word文書に残された個人情報--自動保存させないためには

　Word文書を新規作成すると、あなたのコンピュータに関する情報（場合によってはあなたの個人情報）がその文書中に自動的に保存される。そして、文書を開き、［ファイル］メニューから［プロパティ］を選択すると、たとえその文書が空白であったとしても、そういった情報を目にすることができるのだ。［ファイルの概要］タブでは少なくとも、Windowsのログオン名（ただし本名ではないかもしれない）が表示される。

　また、Word文書にはランダムに生成された数値も保存されるため、あなたのコンピュータにアクセスできる人物であれば、その数値を用いることで、該当文書があなたのコンピュータで作成されたということを特定できる。たいていの組織では、こういった方法で容易に文書ファイルの身元を追跡できるようになっている。

　こういった情報はたいていの場合は有益なものとなるが、場合によっては行き過ぎたものとなり、他人に悪用される可能性すらある。しかし、こういった情報を保存しないように設定することは可能なのである。ただし、こういったプロパティは文書テンプレートを用いて無効化することになるため、その設定はすべての文書に適用されることになる。通常の場合、こういった文書テンプレートはNormal.dotというファイル名となっている。まず必要なことは、Normal.dot（もしくは適切なテンプレート）を見つけ、それを開くということだ。たいていの場合、Wordのテンプレートは以下のフォルダに格納されている。

C:\Documents and Settings\＜あなたのユーザー名＞\Application Data\Microsoft\Templates

　あなたのコンピュータ内にこういったパスが存在しないように見える場合、以下のような手順を踏み、隠しフォルダを表示させる必要がある。

1. ［スタート］メニューから［マイドキュメント］を選択する
2. ［ツール］を選択し、次に［フォルダオプション］を選択する
3. ［表示］タブをクリックし、「ファイルとフォルダの表示」の［すべてのファイルとフォルダを表示する］をクリックする
4. ［OK］をクリックする

　テンプレートが見つかったのであれば、Wordでそのテンプレートを開き、以下の手順に従い、しかるべきプロパティを無効にする。

1. ［ツール］メニューから［オプション］を選択し、［セキュリティ］タブをクリックする
2. 「プライバシオプション」セクションの［ファイルを保存するとき個人情報を削除する］オプションを選択する
3. ［文書の比較と反映の精度を向上するためランダムな番号を保存する］オプションのチェックを外す
4. ［OK］をクリックする
5. 該当テンプレートファイルを保存し、閉じる

　ランダムな番号のオプションの無効化にはデメリットがある。変更された文書を反映する際において、反映する変更内容が含まれている文書を開いても、Wordは変更を反映するよう促さなくなるのだ。幸いなことに、［ツール］メニューの［文書の比較と反映］を選択することで、変更の反映を手動で行うことができる。

　考えられるもう1つのデメリットは、システム管理者がこういった設定変更を問題視する可能性があるということだ。あなたがこういったテンプレートの変更を行う必要性を痛感している場合であっても、まず管理者に確認するようにしてほしい。私はあなたをトラブルに巻き込みたいとは思っていないのだ。また、きっちりした管理者のお陰で、テンプレートの変更ができないようになっている場合もある。ユーザーであるあなたは厳しい管理を好まないかもしれないが、自らのニーズについて管理者とじっくり話し合った方がよいだろう。