PowerPoint講座：説得力のある表を作成する方法教えます

　表というものは、情報を有意義なかたちでやり取りしたり、体系付けたりする手法として優れている。また、表を用いることで効率も向上する。複数のリストを単一の表で置き換えることで、聴衆は複数のリスト項目をいちいち追いかけることなく、一目見るだけで理解できるようになるのだ。

　プレゼンテーションのスライドには大きさに制限があるため、MicrosoftのPowerPointで表を用いる際には注意が必要となる場合がある。1枚のスライドにあまりにも多くのデータを詰め込むと逆効果になり、データがまったくない場合よりも悪くなると言ってもよいぐらいだ。あなたはすべてのデータを1つの表に詰め込むしか方法がないと考えているかもしれないが、そういった状況では創造力を発揮し、臨機応変に対処すべきなのである。対処方法としては例えば以下のようなものがある。

• 重要なデータのみを表現する。
• テーブル全体をプレゼンテーションの「ノート」上で表現し、スライドに表示するのはサマリ、もしくは表の重要部分のみにする。
• 表を意味のあるグループに分割する。

　創造力を発揮するという点では、カスタマイズしたアニメーションを用いた解決策をいくつか思いつくこともできるはずだ。例えば、表の各行ごとに該当部分を抜き出した詳細な表を作成しておき、プレゼンテーション時にはそれらを1行ずつフェードイン、フェードアウトさせることもできるだろう。このようにすることで、聴衆は現在表示されている行に注意を集中することができる。なお、特殊効果は（たいていの場合）、表をより読みやすくするためのものであり、より動きのあるものや派手なものを作るためのものではないということを忘れないようにすべきである。

表の作成はデータ管理の第一歩

　PowerPointの表では、以下の4種類の方法で情報を表示させることができる。

• 既存ファイルから既存の表をインポートする。
• クリップボードを用いて既存の表をコピーする。
• 行数と列数を指定してPowerPointに空の表を作成させる。
• 自らで表を描く。

　インポート機能を用いることで、PowerPointの表を外部のソースにリンクさせることもできる。これは、最新のデータを必要とする場合に重宝する。この機能を使用する場合、プレゼンテーションを他のシステムにコピーする際にはソースも一緒に持って行くか、少なくともソースをコピーするようにしなければならない。この作業を忘れると、リンクが切れて表が更新されなくなってしまう。なお、あらかじめ警告しておくが、リンクによってプレゼンテーションファイルのサイズは増大する。

　図AはWordからコピーした表を示している。こういったコピーは迅速かつ簡単に行うことができる。まずWordの文書を開き、表を選択し、それをクリップボードにコピーする。その後、PowerPointで新たなスライドを挿入し、それに表を貼り付けることになる。この方法を用いると、データを速やかにスライドに取り込むことができる。しかし結果の表は通常、かなりの微調整が必要になる。

図A 既存の表をコピーすることで、データを速やかにPowerPointに取り込むことができる

　データが表の形式で他のファイル中に存在していない場合、PowerPoint側で表を作成することになる。

• 「標準」ツールバーにある［新しいスライド］ボタンをクリックし、新しいスライドを挿入する。
• PowerPoint 2003では［挿入］メニューの［表］を選択する。PowerPoint 2007では、このオプションは［挿入］タブ上の「表」グループ内に存在する。
• 表示された「表の挿入」ダイアログボックスで、適切な列数と行数を指定し［OK］をクリックする（図B）。

図B 新たな表を作成する前に列数と行数を決めておく必要がある