ウェブ制作者が仕事を外注する時に気をつけたいこと

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口頭で伝える内容は最低限に、できるだけ図を使って依頼する

　特に時間がない時の発注では、簡単な手書きの資料だったり、ホワイトボードに思いつくまま文言を書いて発注することがあるかも知れない。しかし、口頭での依頼はクリエイターのメモが追いつかず、後になってからなんと言われたのか分からなくなることもしばしばだ。

　また、メールやIMなどでの、文章のコミュニケーションも非常に誤解が生じやすい。

　そのため、筆者は必ず図にして依頼するようにしている。デザインなら画面配置図、プログラムなら処理の流れや画面の推移図などだ。

発注書の例 その1

発注書の例 その2

　図といっても、キレイな図を描く必要などは全くない。例えば、次のような手軽な図形描画ツールを使って、頭の中に思い描いていることなどを記述すればよいだろう。

• Microsoft Office（PowerPoint）
• Omni Graffle

　まだ若干使いにくいが、Googleドキュメントの「プレゼンテーション」も今後に期待できるツールだ。

　筆者の場合は、画面はHTMLで作成するのが便利に感じている。そのため、Adobe Dreamweaverを使って画面を作り、Webブラウザに表示させて画面ショットを撮影し、それをApple Pagesに貼り付けて文字などを書いていくという作業方法を取っている。使いやすいツールを組み合わせて使えばよいのだ。

　書類を渡す時は、ソフトそれぞれの形式では相手が開けないこともある。プラットフォームを問わずに使えるファイル形式は、現時点ではPDFといえるだろう。Adobe Acrobatを利用するのが一般的な方法だが、Mac OS Xであれば標準で利用できるし、Windowsでも次のような無料ソフトなどもある。

• クセロ 瞬簡PDF ZERO

　これらでPDF形式に変換してから渡すようにすると良いだろう。PDFは他にも便利な部分があるため、追って紹介したい。

　また、打ち合わせの時にクリエイターに質問されたことや、後から思いついて口頭で伝えたことは、発注側が自ら資料に書き加えるようにする。相手のメモに任せてしまうと、うまく伝わっていないこともあるし、メモのし忘れなどで後々困ったことにもなる。

　そのため、資料は打ち合わせ前に一度送付した後、打ち合わせ後に修正版を改めて送付することになる。

納期は時間の確認も。無理強いは禁物

　納期は通常「○日までに」などと設定するが、とらえ方が人によってまちまちなためにトラブルの種になる。

　例えば「16日までに」と設定した場合、「16日の0：00」ととらえる人もいれば、「16日の23：59」ととらえる人もいる。また、ビジネスが終わる「16日の18：00」などと思う人もいるだろう。

　そのため、納期については日付だけでなく時間も必ず設定しておきたい。

　筆者が最もよく使うのは「ビジネスタイムまでに」というものだ。つまり、18：00頃までということになる。いくらクリエイターに夜型が多いとはいえ、深夜を締め切りに使うべきではない。もちろん、土日や祝日を納期に設定するなど言語道断といえるだろう。

　ただ、筆者の場合、相手がフリーのクリエイターであれば「月曜日」を納期にすることも多い。平日に遊びに行ったりすることもあり、土日に作業時間を当てられると、ゆったり作業できるという面もあるからだ。土日の作業を強いるわけではないが、金曜日の夕方を納期にするくらいなら、月曜日の午前中辺りを納期にしてしまえば楽というのも、フリーならではの事情といえる。

　また、納期は当然、クリエイターの都合を聞いて、そちらを最優先するべきである。納期を縮めようとすれば、作業時間は減ってクオリティは下がる。そして、次の依頼時からは多めに作業スケジュールを申告されるのがオチである。

　むしろ、万が一のトラブルに備えてクリエイターが申告するスケジュールに、2、3日の余裕を持たせて全体のスケジュールを組み立てるなどしなければ、後で修羅場が待っていることだろう。

　次回は、実際にプロジェクトが進行した時の「進行管理」を見ていこう。